В работе менеджера по продаже частенько приходится составлять для клиента письменные коммерческие предложения. Как их составлять верно? С одной стороны, разумеется, что содержание письменных предложений не должно очень сильно различаться от содержания отечественных устных выступлений.
С другой – мы не забываем о том, что при живом общении на клиента воздействует не более 30 смысловой составляющей отечественного выступления, а 70 информации передается невербальным методом – через жесты, интонацию, мимику и пр.
И увы — при письменном предложении, к сожалению, мы не сможем подключить такие слагающие, как личное обаяние, ясность голоса, уверенную осанку. Как раз исходя из этого любая мелочь, любая подробность в написанном нами коммерческом предложении имеет наиболее значимое значение — так как наверняка кроме отечественного предложения, клиент будет рассматривать и предложения отечественных соперников.
Помимо этого, при составлении коммерческого предложения нужно учитывать, что разглядывать его может совсем не тот человек, с которым мы виделись на первичной встрече — знакомстве. Исходя из этого для любого читателя отечественное послание должно давать полную картину – из-за чего мы делаем как раз такое предложение.
Итак, разглядим, как необходимо составлять предложение, дабы произвести наилучшее впечатление на отечественных клиентов.
Начнем В первую очередь.
Шапка
Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке вашей компании, и содержать шапку — т.е. расположенный вверху каждого страницы логотип компании, телефоны и адрес. В совершенном варианте, эта шапка должна быть полноцветной – для этого возможно воспользоваться цветным лазерным принтером либо заказать бланки в типографии.
В случае если же таких бланков у вас не существует, либо же письмо будет послано по факсу либо email – что ж, достаточно и распечатанного черно-белого варианта. Обратите внимание – шапка должна быть не только на первой, а на каждой странице вашего предложения.
Рег. № и дата регистрации предложения
В некоторых компаниях принято регистрировать все исходящие и входящие документы, в т.ч. коммерческие предложения. Как раз для этого и необходимы эти две строки, каковые размещаются в большинстве случаев на первой странице справа вверху. На первой строке предложение регистрируется вашим делопроизводителем, на второй – делопроизводителем клиента.
Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)
Эта информация кроме этого размещается на первой странице в верхнем правом углу. Для удобства последующей работы с предложением, все контактные эти направляться писать всецело, даже в том случае, если это не первое предложение а также если вы не забывайте их наизусть – это упростит работу с данным предложением вашим сотрудникам на протяжении вашего отпуска либо отсутствия по второй причине.
Кому (должность, ФИО)
Должность и всецело – фамилия, имя, отчество человека, которому направлено предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) пара раз обращаться к человеку по имени-отчеству, то тут они должны быть всецело, а не в виде инициалов. Будьте аккуратны с должностью – не напутайте в написании сложных имен, и – с должностью!
Глубокоуважаемые господа,
Подразумевается, что в дискуссии предложения может принимать участие пара человек, в т.ч. – более вышестоящие сотрудники компании, чем тот к которому Вы обращаетесь. Исходя из этого в случае если предложение направлено не председателю совета директоров и не обладателю компании, то в большинстве случаев, употребляется вышеуказанное стандартное общепринятое обращение. Оно используется кроме того тогда, в то время, когда предложение направлено одному человеку.
В большинстве случаев, эта строка выделяется более большим шрифтом.
Сразу после обращения обязан размешаться весьма краткий словесный реверанс. Смотрите за тем, дабы эти фразы вежливости не повторялись из письма в письмо, в случае если Ваша переписка достаточно долга.
Предлог написания
Первая строка самого сообщения обязана напоминать – в какой связи предложение направлено. К примеру, в случае если была встреча, на которой вы договорились с клиентом, что отправите ему предложение – то так и должно быть написано. Сначала чтения предложения клиент обязан осознавать: он взял его вследствие того что сам Вас попросил об этом!
Описание положения клиента
После этого направляться кратко пересказать – какие конкретно главные задачи клиента, о которых он вам поведал, закрывает данное предложение. Описание этих задач разрешит клиенту сходу выяснить – как правильную данные он вам предоставил и как верно и полно вы ее осознали. Соответственно, в случае если на предшествующей написанию данного предложения встрече о чем-то серьёзном не было сообщено, то по прочтении данной части клиент может дополнить условие поставленной перед вами задачи.
Эта часть обязана занимать от 1/4 до 2/3 страницы.
Описание предложений
Сама коммерческая часть обязана кратко обрисовывать сущность предложения, причем — без технических подробностей – они, в случае если нужны, должны находиться в приложении, на каковые в тексте предложения имеются ссылки. В случае если ответов предлагается пара – то кратко разъясняется их принципиальное отличие друг от друга.
Приложения
Все особенные сведения, к каким возможно отнести технические детали, расчеты и проч. – должны быть вынесены в приложения, каждое из которых в верхнем правом углу имеет надпись: Приложение №__ (в случае если их пара). Приложения находятся по окончании самого предложения. В принципе, приложений возможно сколь угодно большое количество.
Но, направляться выполнять в этом вопросе определенную умеренность: нужно быть уверенным, что прилагаемые вами сведения клиенту вправду занимательны и понятны.
Сумма инвестиций
Ценовая часть – по принципу сложного бутерброда, т.е. и перед, и по окончании фактически цены должны быть преимуществ клиента и описания выгод при выборе как раз этого решения. В случае если ответов пара, то ценовая отличие кратко комментируется.
Срок действия предложения
Условия поставки, цена, сроки и другое смогут измениться. Клиент обязан осознавать, что выставленное Вами предложение — не бессрочное, исходя из этого в обязательном порядке направляться выяснить – в течение какого именно периода вы гарантируете неизменность заявленных условий.
Ваша компания, как бизнес-партнер (история, гарантии и пр.)
Коротко должны быть обрисованы конкурентные преимущества сотрудничества как раз с вашей компанией – практически один абзац, пара фраз.
Дата следующего контакта
Обозначьте – в то время, когда вы собираетесь связаться с клиентом в следующий раз, и каким будет данный контакт – телефонным, личным, электронным. Нужно напоминать о себе самому – не оставляйте следующий контакт на инициативу клиента.
Дата
В обязательном порядке датируйте каждое ваше предложение – это окажет помощь избежать недоразумений, в то время, когда, к примеру, вы много раз высылаете какие-либо уточнения и поправки в дополнение к главному предложению, и клиент уже запутался – какое из них последнее.
Подпись
В конце предложения, по окончании необходимых словесных реверансов, не забудьте указать собственные должность, имя и фамилию. В случае если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе либо отправляется по факсу – то очень желательным атрибутом будет ваш автограф.
Нумерация страниц
В случае если в вашем предложении пара страниц, то они должны быть в обязательном порядке пронумерованы, причем – для удобства клиента, направляться применять формат стр. №_ из (всего) — это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.
Оформление
Любой абзац направляться затевать с красной строчка. Возможно сделать увеличенный промежуток между абзацами. Текст смотрится привлекательнее, в случае если использовано выравнивание по ширине.
Не следует применять неестественные шрифты, сложное форматирование и пр. – в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, в случае если шрифт будет не весьма небольшим (подойдет 12 либо 14 пт), пускай это будет Times New Roman либо Arial – они самый привычны и прекрасно читаются. Не злоупотребляйте с жирностью и курсивом – применяйте их лишь для выделения каких-то моментов, причем – в малых количествах.
Само коммерческое предложение в большинстве случаев занимает не более двух страниц. Обратите внимание, дабы текст был равномерно распределен по поверхности этих двух страниц: нежелательны ситуации, в то время, когда второй лист заполнен не более чем на четверть. Будет хорошо, в случае если оформление предложение будет содержать элементы корпоративного стиля, и будет перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов либо проспектов, и пр.
Превосходно, в случае если предложение будет выполнено в цвете — медлительно, но неуклонно новым стандартом делается применение цветных отпечатков. В случае если предложение будет передаваться клиенту курьером, почтой либо лично – то позаботьтесь о том, дабы оно было бережно сшито. Это возможно скоросшиватель с прозрачной обложкой, либо в случае если общее число страниц предложения вместе с приложениями велико, то возможно воспользоваться современными средствами брошюровки.
Выполните эти советы практически – и получайте успеха!
Случайные записи:
- Искусство работы с клиентами
- Два берега эксклюзива: тенденции в уникальных сувенирах глазами экспертов и потребителей
Как составить коммерческое предложение. 12 приемов продающего коммерческого предложения
Еще немного статей:
-
Текст коммерческого предложения: каким его видят топ-менеджеры
Текст коммерческого предложения, посланный менеджерам, довольно часто очень сильно злит их и сиюминутно отправляется в корзину. Я, как топ-менеджер,…
-
Правильный пунктуационный разбор предложения
Пунктуационный разбор предложения сделать достаточно легко, в случае если знать схему и обладать главными правилами грамматики. По сути, данный языковой…