Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании

      Комментарии к записи Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании отключены

Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании

Александр Смирнов, начальник проектного офиса:

Email минимизирует утраты времени на обработку сообщения – любой получатель тратит времени столько, сколько нужно для обработки информации с учетом его личных изюминок.

На мой взор, email как инструмент коммуникаций, довольно часто недооценивается и употребляется неправильно. Как сообщил в один раз мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной

Я считаю email одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим главным обстоятельствам:

  • Скорость доставки информации;
  • Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения;
  • Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
  • Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставки, о прочтении);
  • Однообразный исходный текст сообщения для всех получателей;
  • Гибкость при формировании сообщения (отправитель может пребывать в любом месте и послать сообщение в любое эргономичное время);
  • Возможность сортировки сообщений, стремительного поиска;
  • Возможность применения кнопок голосования с целью получения согласования либо выбора альтернативы;
  • Возможность приложить дополнительные материалы.

Кое-какие вычисляют главным недочётом электронной почты невозможность передать эмоции Они просто не в курсе возможности вставлять текст сообщения смайлики либо картины и выделять цветом, и разными шрифтами текст сообщения.

Какие конкретно же минусы у доставки информации при помощи электронной почты? Их не так много:

  • Вероятна задержка обратной связи;
  • Сложности с дискуссией темы сообщения (в случае если сообщение предполагает обсуждение).

Все другие методы коммуникаций, на мой взор, более трудозатратны по времени и упрочнениям, больше искажают исходную данные, и менее эргономичны с позиций главной функции коммуникаций, а главная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Email минимизирует утраты времени на обработку сообщения – любой получатель тратит времени столько, сколько нужно для обработки информации с учетом его личных изюминок. Другие методы передачи информации, такие как личная встреча, звонок телефона либо веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается на протяжении передачи сообщения.

Исходя из этого я считаю, что email в компании обязана употребляться максимально деятельно, но – по делу. В случае если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме задать вопрос каждого, что он думает по данной теме, переписка превратится в информационную свалку, в особенности в случае если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая до тех пор пока еще бесплатна!).

Простые правила, каковые предлагаются к применению в целях увеличения эффективности коммуникаций в компании посредством электронной почты:

1. Ставьте в поле «Получатели» лишь тех адресатов, кому это реально необходимо. Если Вы не уверены, испытывает недостаток ли адресат в Вашем сообщении либо Ваше сообщение не направлено к нему лично, поставьте его в поле «Копия» либо совсем исключите из сообщения.

2. Пишите во возможности коротко, кратко. Не прикрепляйте через чур много файлов к сообщению. Размер сообщения обязан оставаться в разумных пределах.

В случае если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и отправить ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Но, секретари, ставящие данный значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, в далеком прошлом скомпрометировали сам принцип фильтрации писем по важности.

4. Сделайте эргономичную как раз Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.

5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов или содержащих определенные слова в теме в папки, каковые Вы не будет просматривать неизменно. Я, к примеру, использую не считая папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки работы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д.

В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.

6. Применяйте группы контактов для рассылок. Outlook, к примеру, разрешает создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется любой раз, делая рассылку, вспоминать, кому необходимо направить сообщение.

Группы возможно создавать по разным показателям (подразделения, проекты, интересы и без того потом). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реструкуризация склада». Применяя группы контактов, Вы ни при каких обстоятельствах никого не забудете и напротив, не пошлёте лишнее письмо.

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (в случае если в том месте подключена рабочая почта). Контролируйте почту не каждые 10 мин., в то время, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в сутки, запланируйте время для этого в календаре.

8. В случае если сообщение предполагает обсуждение, и оно делается через чур бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте заседание по этому вопросу.

9. Применяйте шаблоны сообщений для довольно часто повторяющихся писем. Эти шаблоны возможно забить в почтовую программу (к примеру, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:

«Глубокоуважаемые сотрудники, хороший сутки!
Направляю Вам на согласование _________ (наименование документа). Все вопросы, предложения либо замечания просьба направлять мне по email. При отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет принимать во внимание согласованным Вами.

С уважением,
Иванов И.П.»

При таких условиях любой раз, в то время, когда Вам потребуется направить документ на согласование, вы подходящий шаблон, прикрепляете сам документ либо ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается довольно много?

Непременно, в некоторых случаях личная встреча – совсем нужный вид коммуникаций. К примеру, для принятия ответа по кандидату, собеседование face-to-face нужно, поскольку ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Но такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20.

Во всех других случаях применение электронной почты, на мой взор, есть предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

Источник: Рабочий мир

Случайные записи:

4 дополнительных возможности использования электронной почты (258)


Еще немного статей: