Как организовать презентацию: ключевые элементы

      Комментарии к записи Как организовать презентацию: ключевые элементы отключены

Как организовать презентацию: ключевые элементы

Презентация — это выступление, время от времени сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, дабы донести до аудитории данные и/либо убедить ее совершить определенные действия, необходимые организатору презентации. Действенная презентация, в большинстве случаев, заблаговременно спланирована, прекрасно организована и предназначена для определенной аудитории.

Презентации в обязательном порядке складываются из межличностного контакта, в то время, когда компания в лице собственного представителя либо представителей напрямую обращается к собственной аудитории. Презентации смогут устраиваться как для одного-двух человек, т. е. проходить с глазу на глаз, так и для многочисленной группы людей.

Для маленьких презентаций достаточно иметь простые средства и доску для демонстрации визуальных образов либо же материалы. Для общения с громадной аудиторией требуется показ роликов либо маленьких фильмов, применение компьютеров и других технических приемов.

На сегодня презентации — необходимая составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая возможно реализована в самых разнообразных формах: от совсем несложных до масштабных мероприятий, в каковые вовлечено множество людей.

Серьёзные элементы презентации

время и День презентации. В большинстве случаев, в начале семь дней презентации по большому счету не проводятся, по причине того, что большая часть деловых людей в понедельник-вторник развлекательные мероприятия не посещают, равно как и в воскресенье. Это не относится к деловым презентациям, каковые возможно проводить в любой рабочий сутки.

В случае если цель презентации — взять широкое освещение в массмедиа, то ее нельзя назначать на конец семь дней. Совершенные дни — четверг и среда. В этом случае журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в пятницу-субботу. В случае если презентация носит увеселительный темперамент (к примеру, открытие ночного клуба), то ее лучше проводить в пятницу либо субботу.

Презентации на открытом воздухе (к примеру, громадные корпоративные праздничные дни) выполняют в большинстве случаев в субботу.

Деловые презентации, в особенности те, каковые сопровождаются бизнес-ланчем, выполняют в большинстве случаев в первой половине дня. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Позднее время начала, за исключением презентаций дискотек, кроме этого не назначают, дабы гости не покинули мероприятие в середине действа.

Совершенное время для начала большинства презентаций — 18.00-19.00 часов. Для субботних праздничных дней на свежем воздухе больше подходит дневное время.

Еще один серьёзный и практически необходимый элемент большинства презентаций, за исключением несложных и деловых — это подарки для гостей. В подарочный комплект возможно положить самые различные предметы; какими они будут, зависит от стилистики и идеи презентации. К необходимым элементам относится красочный буклет компании либо другие печатные материалы.

Помимо этого, в комплект смогут входить образцы продукции (к примеру, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с спиртными напитками и т. п. В случае если в продукции имеется различия для женщин и мужчин, то необходимо составлять раздельно мужские и женские комплекты.

Ни за что нельзя дарить вещи, к примеру, галстук либо запонки, с символикой собственной компании посторонним. Это скорее приведёт к раздражению, т. к. люди не будут такую вещь носить а также не смогут потом ее кому-нибудь передарить, а выкинуть — жалко.

Подарки дарят гостям на выходе. По причине того, что, в случае если вручить презент при входе, человеку позже будет некуда его деть. В начале 1990-х подарки было принято раздавать людям на входе, и позже с ними было некомфортно передвигаться, имеется, в особенности в случае если подарки были объемные.

Организация презентации

Цель презентации. В первую очередь, нужно четко выяснить цель презентации. Это возможно, к примеру, усиление массированной рекламной кампании, которая обязана скоро начаться.

При таких условиях потенциальная мишень возьмёт широкое освещение в прессе события еще до начала кампании, т. е. будет находиться некая интрига: аудитория еще не видела рекламы продукта, но уже может им заинтересоваться.В данной ситуации задача организующего презентацию РА — взять как возможно больший отклик в прессе. В один момент может решаться и пара вторых задач: к примеру, еще раз продемонстрировать уверенное и стабильное положение компании на рынке дистрибьюторам и партнёрам либо принципиально важно одновременно с этим показать собственную лояльность к властям страны либо города, от которых зависит выдача лицензии, и пр.

Все дополнительные задачи решаются в один момент с основной. Цель презентации — освещение ее в массмедиа — диктует выбор дня проведения, оптимальным наряду с этим будет среда либо четверг.Исходя из целей презентации, определяют место ее проведения, и состав и количество гостей. Оба этих вопроса решают в один момент, т. к. они взаимосвязаны.

Место презентации. Выбор зависит от презентуемого уровня и продукта гостей. В случае если цель презентации — освещение ее в прессе, то оптимальнее , в случае если помещение будет необыкновенным. Принципиально важно, дабы это помещение было эргономичным и в нем имело возможность разместиться планируемое количество гостей.

Помимо этого, оно должно пребывать в эргономичном месте города — в центре либо на главном проспекте, куда людям будет легко подъехать и дорога не займет большое количество времени из любой точки города.

Гости. Громадный риск для организаторов — в случае если придет через чур много народу и будет тесно, и напротив — в случае если придет через чур мало людей и будет чувство безлюдного зала. И того, и другого нужно избежать.Целевую аудиторию, в большинстве случаев, задает клиент презентации.

В случае если это друзья компании и деловые партнёры, т. е. те, кто систематично с ней контактирует, то необходимо разослать чуть больше приглашений, чем нужно. К примеру, в случае если предполагается, что должно быть 200 гостей, то необходимо разослать 250-280 приглашений. Тогда придут именно 180-200 человек.В случае если же приглашают знаменитостей, избалованных вниманием, «светских персонажей», то в этом случае нужно отправить втрое больше приглашений, т. е. 500-550.

Из них придут те же 180 человек.

В то время, когда нужно осветить презентацию в массмедиа, то, в первую очередь, нужно пригласить фаворитов публичного мнения, каковые возможно смогут воспользоваться презентуемым продуктом. В случае если это магазин спортивной одежды либо марка спортивных товаров, то принципиально важно, дабы на презентацию пришло как возможно больше известных спортсменов. В случае если это магазин актуальной одежды — то как возможно больше богатых людей, артистов, телеведущих и др.

Наличие таких гостей даст журналистам нужную «зацепку» для репортажа.

И, помимо этого, нужно пригласить предельное число журналистов. Журналистов приглашают персонально. По теме презентации выбирают соответствующие издания и составляют перечень журналистов, каковые пишут на эту тему.

С каждым журналистом оптимальнее заблаговременно поболтать по телефону, по окончании чего послать приглашение.

Раздельно приглашают представителей власти и особо важных гостей. Их лично обзванивает начальник компании не позднее, чем за 10 дней до презентации, в соответствии с интернациональному этикету. По окончании получения согласия прийти влиятельным гостям в обязательном порядке присылают два приглашения.

Самым громадным госслужащим и самым ответственным и желанным гостям необходимо позвонить незадолго до презентации, дабы еще раз о ней напомнить.

Стилистика. По окончании всего другого продумывают стилистику и идею презентации, которая возможно самой различной. От самой изысканной — в то время, когда все помещение оформлено цветами, играется хорошая музыка, строго одетые официанты подносят шампанское и дорогие вина, от гостей требуются платья и вечерние костюмы; до авангардной — где все в джинсах, по стенкам развешаны рваные плакаты, гостей угощают пивом и хот-догами.

Презентацию возможно оформить в спортивном стиле, национальном стиле, ретро-стиле и т. д. — все зависит от фантазии организаторов. Но основное — дабы стилистика была выдержана от начала и до конца. Не может быть хорошей безыдейной презентации: событие должно быть придумано и организовано так, дабы всем хотелось о нем поведать и написать.

В соответствии со стилистикой делают приглашение, составляют меню, выбирают музыку, приглашают артистов, продумывают подарки и их упаковку: все это есть составными элементами стиля.

Приглашение. Приглашение должно соответствовать стилистике презентации: оно возможно, к примеру, напечатано на дорогой бумаге с золотыми вензелями либо же написано на картонке плакатным шрифтом. Но в любом случае лучше, если оно именное и на нем стоит подпись и фамилия от руки начальника компании.

На конечный случай возможно применять факсимиле либо в макете приглашения заложить подпись светло синий цвета, дабы ее напечатали в типографии вместе с текстом приглашения.

В тексте приглашения кроме этого должна быть соблюдена стилистика. В приглашении в обязательном порядке показывают сутки, место и время презентации. В случае если место необыкновенное, то необходимо сделать на самом приглашении либо на вкладыше схему проезда. Возможно разработать программу мероприятия.

Кроме этого возможно указан dress code — желательный вид одежды. (В большинстве случаев это упоминают, в случае если требуется вечерняя одежда.) Возможно добавить и просьбу подтвердить собственный присутствие по такому-то телефону за день-два до презентации. Нужно кроме этого, дабы в приглашении было четко указано — на одно либо на два лица.В массмедиа дополнительно направляют факс либо письмо по email на имя главреда либо редактора отдела, дабы они знали, какой из их журналистов приглашен на презентацию.

Оформление места презентации. Неизменно лучше, в случае если вход места презентации торжественно оформлен. Сейчас модно оформление воздушными шарами, помимо этого, возможно применять цветы, флажки и т. д. Перед входом может играться оркестр либо звучать музыка из динамиков.

Дружно это настраивает гостей на торжественный лад.

При входе гостей должны встречать или сотрудники РА, или особые люди, одетые соответственно стилистике мероприятия. В обязательном порядке должна быть регистрация прессы, а время от времени регистрируют и гостей. Для регистрации журналистов за столиком с табличкой «Пресса» сидит человек и записывает фамилии и координаты пришедших журналистов, которых тут же возможно задать вопрос, в то время, когда предполагается выход материала, сделав об этом пометку.

Журналистам вручают пресс-релиз либо пресс-пакет. Пресс-релиз должен быть максимально объемным, содержать максимум информации о компании, о ее продукции, маркетинговой стратегии, замыслах и т. д., дабы уменьшить работу журналистов, дав им нужную информацию для публикации. Пресс-релиз пишут заблаговременно и делают больше экземпляров, чем приглашенных журналистов, т. к. кое-какие гости также смогут захотеть его взять.

Пресс-пакет может включать папку с пресс-дополнительными материалами и релизом: к примеру, диаграммами, таблицами, буклетом, иллюстративным материалом (фотографиями начальников компании, продукции и т. д.).

Прекрасные презентационные материалы (буклеты, открытки, альбомы и пр.) необходимо разложить на известный местах, дабы гости имели возможность их забрать. В случае если имеется место, то необходимо выставить образцы товаров. В случае если предполагается раздача образцов продукции либо презентационных материалов, то для этого в большинстве случаев приглашают моделей из модельных агентств.

Программа презентации. Презентация начинается, в большинстве случаев, через 10-15 мин. по окончании заявленного времени, дабы успело собраться большая часть гостей, или по окончании приезда самого ответственного гостя, что давал слово в обязательном порядке приехать.

Праздничная часть презентации, приуроченной к началу рекламной кампании, должна быть весьма маленькой — 10-15 мин.. В случае если предполагается вручение призов либо подарков, к примеру, лучшим дистрибьюторам, то это нужно сделать сразу же. Время от времени официальная часть включает просмотр маленького фильма, тогда нужно заблаговременно заказать и подготовить соответствующее оборудование.

По окончании официальной части гостей приглашают к столу. Время от времени это не редкость фуршет, время от времени буфет, время от времени гостей обслуживают официанты. Прекрасно, в случае если в один момент с угощением происходит какое-то шоу либо воздействие. Оно возможно любым — концерт, выступление детей, цирковых артистов, спортсменов, юмористов и т. д.

Всех сотрудников, трудящихся на презентации, предварительно нужно накормить, дабы на протяжении презентации они трудились, а не ели.

Заканчивается презентация вручением подарков гостям. В случае если имеется отличие в подарках для женщин и мужчин, то это необходимо учитывать при раздаче.

На протяжении презентации направляться вести видеосъемку, дабы позднее сделать репортаж и в виде отчета подарить кассету клиенту. По окончании презентации необходимо отслеживать упоминания о ней в массмедиа: записи эфира, публикации в прессе. Целый собранный материал красиво оформляют и прилагают к отчету для клиента.

Создатель: Владимир Алексеевич Eвcтaфьeв
Источник: Элитариум: Центр дистанционного образования

Случайные записи:

Основные элементы для создания презентации Power Point


Еще немного статей: